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La Mailing List
ispirazione dal WP di www.webbeg.it
Una Mailing List, o lista di distribuzione, è una raccolta di indirizzi di posta elettronica
identificata da un nome e un indirizzo univoco. In generale, ogni partecipante alla lista pu contribuire inviando i propri messaggi all’indirizzo univoco. Il messaggio viene poi
recapitato alle caselle postali di tutti i destinatari presenti nella lista. Le Mailing List si differenziano da due punti di vista:
Funzionale
Distribuzione: gli utenti ricevono i messaggi provenienti da un unico mittente e non possono inviare
contributi direttamente alla lista. Un caso di utilizzo di questo tipo di liste l’invio di pubblicazioni, offerte
commerciali, notizie da parte di un’azienda ai propri clienti e/o ai propri partner.
Forum: gli iscritti possono iscriversi, partecipare e contribuire con linvio di messaggi. In questo caso lo
strumento Mailing List trova punti di somiglianza con i Newsgroup, pur mantenendo sostanziali differenze. In particolare:
- I messaggi dei Newsgroup devono essere letti mediante un software dedicato
(Newsreader), mentre i messaggi provenienti dalle Mailing List possono essere letti con qualunque gestore di posta elettronica (quindi anche da WEB).
- Il Newsgroup non richiede il possesso di una casella postale, la Mailing List ovviamente si
Gestionale
Modalità di iscrizione:
- Pubblica: è sufficiente sottoporre il proprio indirizzo di posta elettronica al gestore della lista e si
automaticamente iscritti con possibilit di leggere e di contribuire
- Privata o Controllata: il gestore della lista deve approvare l’iscrizione per consentire l’accesso alla lista.
Modalità di invio dei messaggi
- Aperta: ognuno pu contribuire inviando messaggi alla lista senza limitazioni. I messaggi vengono
immediatamente spediti ai destinatari.
- Chiusa: solo un insieme autorizzato di partecipanti (al limite un solo partecipante) può inviare messaggi
alla lista e questi vengono immediatamente spediti ai destinatari.
- Moderata: un moderatore (o un gruppo di moderatori) seleziona tra i messaggi inviati alla lista, quelli che
verranno poi effettivamente spediti a tutti i destinatari.
I sistemi di gestione automatica di Mailing List
Il sistema che rende automatico il processo di gestione della lista e che smista i messaggi è chiamato Mailing List
Server (MLS) o Mailing List Manager. Le funzioni peculiari di un MLS sono:
- gestione delle iscrizioni: mantenere un database delle liste e degli iscritti ad esse. Gli utenti possono
iscriversi o cancellarsi da una lista interagendo con il MLS attraverso le-mail o il Web.
- Spedizione di messaggi: smistare rapidamente messaggi a un elevato numero di destinatari. In generale
questa funzione realizzata in collaborazione con un Mail Server, in molti casi, per il fatto che il numero di
messaggi in entrata praticamente irrilevante rispetto al numero di messaggi in uscita, i MLS includono un Mail Server dedicato e ottimizzato allo scopo.
- Archiviazione messaggi: mantenere una copia dei messaggi e, in alcuni casi, consentire la ricerca per
parole chiave attraverso uninterfaccia Web.
- Gestione degli errori: fornire report periodici sulla mortalit degli indirizzi e-mail e sull’incidenza di loop,
ovvero di risposte automatiche impostate dai destinatari.
- Strumenti di amministrazione: facilitare il processo di amministrazione e controllo delle liste con interfacce
amichevoli.
- Sicurezza: proteggere le liste e la loro gestione da usi impropri del sistema, come lo spamming.
F.A.Q.
<<Ho bisogno di un sistema che mi consenta di inviare periodicamente dei comunicati ai miei clienti in
questo modo: io devo solo scrivere il messaggio e inviarlo a un nome (ad esempio news) e il testo viene
distribuito agli indirizzi e-mail dei clienti. Dispongo di una piattaforma Microsoft>>.
Sono possibili due soluzioni: una realizzabile nel proprio PC, una che richiede la configurazione lato server. Nel
primo caso utilizzando Microsoft Outlook è sufficiente organizzare una rubrica di indirizzi contenente le e-mail dei
clienti, aprirla, scegliere "Nuova voce", quindi impostare una "Lista di distribuzione personale" e aggiungere gli
indirizzi dei clienti. Il vantaggio di questa soluzione la semplicit di realizzazione. Lo svantaggio sta nel fatto che
non immediatamente condivisibile con altre persone che volessero utilizzarla per inviare le comunicazioni. La
soluzione lato server risolve questo problema (la lista diventa un indirizzo disponibile per chiunque voglia utilizzarla),
ma richiede l'intervento dell'amministratore di sistema per la configurazione della rubrica nell'elenco pubblico degli indirizzi.
Caratteristica comune a entrambe le soluzioni: l'uso della lista è completamente libero, chiunque pu scrivere e
comunicare con i destinatari utilizzando la lista senza bisogno di richieste/concessioni di autorizzazioni.
<<Ho bisogno di un sistema che mi consenta di gestire le seguenti funzionalit:
- creazione di elenchi di indirizzi di e-mail associati in "liste di distribuzione";
- amministrazione degli elenchi riservata a persone autorizzate (login e password);
- invio di comunicazioni periodiche a uno o pi elenchi;
- visione delle comunicazioni da WEB;
- possibilit di leggere gli elenchi/liste di distribuzione con un Newsreader (Outlook Express);
- impostazione di autorisponditori (ad es. per chi scrive un messaggio alla lista e non autorizzato);
- possibilit da parte degli utenti di iscriversi o cancellarsi da un elenco.>>
Si pu utilizzare allo scopo un sistema di gestione di liste di distribuzione: mailing list management system.
Esistono diversi prodotti sul mercato per tutte le piattaforme:
- ListProc http://www.cren.net/listproc/
- ListServer http://www.lsoft.com/products/default.asp?item=listserv
- L-Soft http://www.lsoft.com
- Lyris http://www.lyris.com
- Majordomo http://www.greatcircle.com/majordomo
- Messagemedia http://www.messagemedia.com
- UnityMail http://www.messagemedia.com/global/it/sc/um_overview.shtml
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